Hầu hết các tổ chức ngày nay đều có hoặc đang hướng tới, một lực lượng lao động được “pha trộn”, nghĩa là sự kết hợp của những người làm nghề tự do và nhân viên toàn thời gian. Đến năm 2020, một nửa lực lượng lao động Mỹ có thể là những người làm nghề tự do. Khi lực lượng lao động tự do phát triển, các công ty đang tính toán đến cách quản lý họ. Một bảng tính có thể phù hợp với 10 dịch giả tự do, nhưng 100 thì sao? Hay 1.000? Đây là lý do tại sao các tổ chức thuộc mọi quy mô đang phải đối mặt với một câu hỏi CNTT muôn thuở: Xây dựng hay mua Hệ thống quản lý người làm nghề tự do (FMS)?
Khuôn khổ chung để xác định bản dựng v. Mua cho bất kỳ dự án CNTT nào là hỏi liệu chức năng hoặc quy trình có tăng thêm giá trị cạnh tranh cho công ty của bạn hay không. Nó có phải là một phần cốt lõi trong công nghệ của bạn không? Nó có mang lại cho bạn lợi thế trên thị trường không? Bạn có xử lý nó khác với các công ty khác không? Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này là “có”, thì tòa nhà có thể là sự lựa chọn đúng đắn. Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp, Hệ thống quản lý người làm nghề tự do không đáp ứng các tiêu chí đó.
Đây là lý do tại sao ngày nay ngày càng có nhiều đội chọn mua Hệ thống quản lý người làm việc tự do và tại sao Gartner đã nhấn mạnh FMS như một công nghệ “đang trên đà phát triển”.
Xác định hệ thống quản lý người làm nghề tự do
Trước hết, FMS là gì? Một FMS giúp các doanh nghiệp quản lý lực lượng lao động tự do của họ bằng cách hợp lý hóa mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người làm việc tự do từ đầu đến cuối, tham gia cho đến thanh toán. Nền tảng này giúp các nhóm xác định freelancer phù hợp cho công việc, giới thiệu họ, cung cấp quyền truy cập vào các công cụ, cộng tác, theo dõi tiến độ, nhận công việc đã hoàn thành, xử lý hóa đơn và phát hành thanh toán. Nó tập hợp tất cả thông tin này lại với nhau ở một vị trí trung tâm, mang lại hiệu quả và khả năng hiển thị cao hơn trong quy trình làm việc của freelancer.
Các công ty không có các quy trình xác định để theo dõi tất cả thông tin này sẽ kết thúc với cơn đau đầu về mặt quản trị và cơn ác mộng về tuân thủ, chưa kể đến việc mất năng suất. Cho dù xây dựng hay mua, một FMS đều mang lại trật tự cho sự hỗn loạn.
Cách tiếp cận Cây nhà lá vườn (Xây dựng)
Một cách tiếp cận “xây dựng” là một hệ thống cây nhà lá vườn, nghĩa là một hệ thống được xây dựng từ đầu. Điều này có nghĩa là nó được xây dựng tùy chỉnh, mất nhiều tháng và yêu cầu sự phối hợp của nhiều bên liên quan. Một lộ trình khác là tạo một hệ thống kết hợp với nhau bằng bảng tính và email, cùng với sự kết hợp của các công cụ, như Airtable, Slack và PayPal. Thứ ba, một số công ty giải quyết vấn đề quản lý tự do thông qua các phiên bản tùy chỉnh hoặc “tấn công” của các công cụ khác, chẳng hạn như Salesforce, Asana hoặc Zendesk.
Một doanh nghiệp có thể chọn xây dựng bởi vì họ nghĩ rằng điều đó sẽ cho phép khả năng tùy chỉnh cao hơn hoặc tấn công cùng một hệ thống vì nó có vẻ rẻ hơn và dễ dàng hơn. Hoặc có thể họ không biết rằng FMS đang tồn tại. Trong mọi trường hợp, việc xây dựng có xu hướng gặp nhiều rắc rối hơn mức đáng có. Một FMS tốt rất phức tạp, vì vậy việc xây dựng một FMS không phải là nhanh chóng hay dễ dàng. Chi phí có thể nhanh chóng xoắn lại và dự án hút tài nguyên CNTT ra khỏi các khu vực khác. Các hệ thống đã xây dựng cũng có thể cứng nhắc và không dễ mở rộng, cả về quy mô hoặc giữa các nhóm, điều này cản trở khả năng hiển thị. Ngoài ra, một hệ thống được xây dựng sẽ không có khả năng tích hợp hoặc tuân thủ mạnh mẽ như một hệ thống đã mua, được tạo ra bởi một công ty tập trung vào các vấn đề đó. Một hệ thống cây nhà lá vườn chỉ giúp bạn cho đến nay.
IBViec là người dẫn đầu trong Hạng mục quản lý người làm nghề tự do trong G2 Crowd
Chọn FMS phù hợp
Mặt khác, mua FMS là một cách có giá trị để duy trì lực lượng lao động tự do hoạt động hiệu quả, năng suất và kết hợp nhuần nhuyễn với quy trình làm việc sáng tạo. Khi chọn một FMS, có năm tính năng cốt lõi cần tìm:
- Giới thiệu đơn giản, nhanh chóng và linh hoạt.
- Hồ sơ và các công cụ lập kế hoạch và lập ngân sách.
- Tích hợp nền tảng.
- Lập hóa đơn và thanh toán
- Đánh giá của người lao động và chia sẻ.
Nó có quy mô không?
Ngoài ra, một FMS được thuê ngoài sẽ dễ dàng thiết lập và vận hành và giảm bớt gánh nặng cho CNTT, cũng như các nhóm như nhân sự và pháp lý. Nó cũng phải đảm bảo người quản lý nhóm và dịch giả tự do có quyền truy cập vào các công cụ họ cần để cộng tác và hoàn thành nhiệm vụ của họ. Và FMS phải cung cấp khả năng hiển thị giữa các nhóm và tăng hoặc giảm quy mô khi cần thiết, duy trì tính bảo mật và tuân thủ trên quy mô lớn.
Nó có tuân thủ không?
Giảm thiểu sự tuân thủ là một lợi ích chính khác của FMS đã mua. Việc tuân thủ rất phức tạp, nhưng các dịch giả tự do gây ra rủi ro tuân thủ rất lớn cho các tổ chức vì việc phân loại sai có thể dẫn đến tiền phạt lớn. Một FMS có thể tự động phát hành các tài liệu và tạo các biểu mẫu thuế phù hợp tùy thuộc vào các yếu tố, như nơi sinh sống của một freelancer. Trong trường hợp luật hoặc quy định thay đổi, điều mà họ thường làm, công việc của nhà cung cấp, không phải của người mua, là cập nhật hệ thống cho phù hợp.
Mua FMS mang lại sự an tâm. Để tìm hiểu thêm về giá trị của việc xây dựng so với mua, hãy xem hướng dẫn chi tiết này từ IBViec.
IBViec.com Team
Discussion about this post